Sobrecarga digital de los trabajadores

11 minutos 24 mayo, 2022

Son muchas las buenas prácticas empresariales a disposición de las empresas y trabajadores para evitar la sobrecarga digital en el ámbito laboral. Sin duda, en la actualidad, la población trabajadora está padeciendo problemas psicosociales y físicos debidos a la prolongación de la jornada laboral, en muchas ocasiones, debida al uso excesivo de los dispositivos tecnológicos con fines laborales (ordenadores, correos electrónicos, WhatsApp, etc.).

En este contexto, a efectos físicos y psicosociales derivados de la sobrecarga digital, tecnoestrés o fatiga informática e incluso de la enfermedad del burnout la señal más frecuente de dichos daños derivados del trabajo es el agotamiento y el cansancio: aquí el trabajador siente de forma extraña cómo, al empezar el día sufre un estado anormal y no habitual de cansancio y de falta de energía para responder a todas las demandas laborales.

Medidas informáticas para evitar la sobrecarga digital

A fin de evitar estas situaciones de sobrecarga digital, entre todas las medidas preventivas que se pueden llevar a cabo a nivel de empresas para conseguir que el trabajador no se exceda en el uso de la tecnología y no sufra potenciales daños derivados de su trabajo, son altamente recomendables determinadas soluciones informáticas, muy innovadoras, y que responden a la mejora de las condiciones de trabajo y a la consecución del ansiado trabajo digno.

Un trabajo diseñado y organizado en el que la tecnología con fines laborales no invada la esfera personal y/o familiar del trabajador y no acabe por fatigar al trabajador, es un paso más para conseguir un trabajo decente y digno.

Las diversas soluciones que de forma sucinta se van a analizar, son ciertamente herramientas muy innovadoras y sencillas de aplicar para ambas partes de la relación laboral. Todas ellas, pueden ayudar a mejorar la productividad laboral y evitar la sobrecarga digital de los trabajadores que, como es sabido, puede desencadenar en episodios de fatiga informática.

Expectativas de llamadas y mensajes

Antes de nada, las empresas han de detallar claramente la expectativa de mensajes y llamadas en un escrito de compromiso, por la cual, se determine lo que los empresarios pueden esperar de sus trabajadores y las correspondientes obligaciones de los estos en sus capacidades de respuestas y desconexión de sus dispositivos digitales. Así, se asentarán los criterios y cada parte de la relación laboral será conocedora de los límites de conexión y desconexión. El establecimiento de estos límites es fundamental para conseguir que la tecnología no acabe hastiando al trabajador.

Si no hay expectativas de respuesta inmediata, se pueden evitar muchos problemas de quejas y de faltas de descansos de los trabajadores. Y, con poco, se puede empezar poniendo, por ejemplo, a pie de cualquier comunicación empresarial (correo electrónico o mensaje instantáneo, por ejemplo, de aplicaciones WhatsApp) cualquiera de los siguientes mensajes:

“He escrito este mensaje de acuerdo con mis horarios y criterios de organización del tiempo. Si lo recibes durante tu periodo de descanso, te confirmo que no espero que me respondas ahora, sino cuando puedas, dentro de tu horario laboral”.

“Mis horas de trabajo pueden no ser las tuyas. Por favor, no sientas la obligación de responder a este e-mail fuera de tu horario laboral habitual”.

“Recuerda que cualquier e-mail que puedas recibir fuera de tu horario de trabajo no requiere una respuesta inmediata”.

“El remitente ha enviado el presente e-mail en base a la política de trabajo flexible existente en la empresa que permite el trabajo asíncrono entre los diversos miembros de la empresa, eligiendo cada miembro de la organización su franja de trabajo”.

“Mi horario laboral termina a las XXX. A partir de esa hora, disfruto de la política de desconexión digital aplicable en mi compañía. No obstante, en caso de que se trate de un asunto urgente y/o inaplazable, pueden contactar con a XXX”.

Y no solo a pie de estos mensajes electrónicos, también se pueden mostrar ciertas comunicaciones de advertencia a través de las pantallas de los ordenadores corporativos de los trabajadores.

Descanso virtual para evitar la sobrecarga digital

Hilado con lo anterior, la empresa nipona Japan Inc. Grapples, desde finales de 2021, incorpora unas reglas por estos medios a sus trabajadores instándoles a comunicarse con sus compañeros solamente durante las horas de trabajo. Estas reglas que aparecen en los ordenadores adoptan la forma de los siguientes mensajes: “actualmente estás fuera de tu horario habitual. Trabaja horas extras solamente después de obtener el consentimiento de tu supervisor”.

De este modo, se trata de una medida relativa al descanso virtual y que está programada para evitar la sobrecarga digital. Estos mensajes de aviso, a su vez, cabe señalar que no resultan tan invasivos como si se produjesen, por ejemplo, vía WhatsApp. Esta medida persigue que los trabajadores reduzcan su carga de trabajo y se abstengan de contactar con sus compañeros al darse cuenta de que están fuera de servicio. Con ello, se reduce la fatiga tecnológica y, por ende, se aumenta la productividad. Con estas herramientas se consigue una educación digital entre empresario-trabajador y entre iguales para la consideración de las horas de trabajo de todos y de sus descansos necesarios para reducir eventuales niveles de fatiga informática. Esta visualización automática de un mensaje (“pop-up”) en la pantalla del ordenador cuando avisa que el tiempo o la jornada de trabajo va a terminar, le recuerda al trabajador su derecho a la desconexión e invitándole a aprovechar su tiempo de descanso y a respetar el de los demás y es más, se puede llegar a configurar de manera excepcional al permitir emitir otro tipo de mensaje, por ejemplo: “hoy seguiré contacto por razones de fuerza mayor”.

Mensajería instantánea

Al hilo de la posibilidad otorgada por servidores de correos electrónicos, desde la aplicación de mensajería instantánea por excelencia WhatsApp, también se permite incorporar el texto que se desee en cada momento. Así, muchas empresas podrían promover este uso y detallarlos en cursos de formación o sensibilización en el tratamiento de las TIC para evitar que emerjan los factores de riesgo propios de la fatiga informática. En concreto, la aplicación de mensajería permite poner mensajes de ausencia (con el texto que se desee, como ahora: “estoy de vacaciones, vuelvo el día X”, “me encuentro de baja por enfermedad, tengo previsto volver el día X”, etc.).

Microsoft 365

En este mismo terreno, si las empresas cuentan con el servidor Microsoft 365, cabe la posibilidad de que se ayuden a los trabajadores a configurar respuestas automáticas para cuando estén fuera de la oficina o no estén disponibles para responder al correo electrónico. Para ello, basta con seguir seis simples pasos extraídos desde su web:

1) Seleccione Archivo > Respuestas automáticas (nota: si no aparece el botón Respuestas automáticas, se han de seguir los pasos para usar reglas para enviar un mensaje desde fuera de la oficina).

2) Seleccione Enviar respuestas automáticas.

3) Si no desea que los mensajes se envíen inmediatamente, seleccione Enviar solo durante este intervalo de tiempo.

4) Elija las fechas y las horas para las que quiera establecer la respuesta automática.

5) Escriba un mensaje. Puede dar formato al texto mediante la barra de herramientas o cortar y pegar el texto al que ha aplicado formato, incluido el texto con hipervínculos.

6) Seleccione Aceptar”

Unos mensajes procedentes y compatibles, indudablemente, con el derecho a la desconexión digital, la libertad de organización del tiempo y la protección de la seguridad y salud de los trabajadores. Con más razón su procedencia en beneficio de no sufrir los efectos de los posibles levantamientos de actas por parte de los inspectores de trabajo en su función de vigilancia y control del cumplimiento de los derechos laborales. De este modo, el trabajador, como destinatario del mensaje recibe unas palabras de acompañamiento a la comunicación que le pueden servir de alivio a la obligación de contestar en su tiempo de descanso y la expectativa a futuras represalias. Si bien de esta forma sigue recibiendo notificaciones y ello no va en beneficio de la sobrecarga digital, es recomendable que el trabajador para evitar esta lectura programe una auto-respuesta del tipo: “me encuentro en mi tiempo de descanso, te contestaré solamente vuelva a estar en mi tiempo de trabajo”. Alternativamente a este mensaje automático, directamente el trabajador tiene la opción de leerlo y no contestar u otras opciones más drásticas y radicales que sí encajan con la reducción de la fatiga tecnológica: el apagado del dispositivo electrónico o el bloqueo de las aplicaciones profesionales.