Futuro de la gestión de instalaciones

12 minutos 14 noviembre, 2023

El software está en constante evolución para satisfacer las demandas de la industria y el software de gestión de instalaciones (FM) no es diferente. Entonces, ¿qué tendencias de gestión de instalaciones deberíamos tener en cuenta para darle a nuestra empresa una ventaja competitiva?

La Organización Internacional de Normalización define el Facility Management como la “función organizativa que integra personas, lugares y procesos dentro del entorno construido con el propósito de mejorar la calidad de vida de las personas y la productividad del negocio principal”. Básicamente, se trata de transformar edificios físicos en lugares de trabajo animados donde las personas puedan ser felices y productivas.

A nivel mundial, la FM es una industria global de 1,15 billones de dólares, con alrededor de 2,5 millones de profesionales y participantes de la industria. En el Reino Unido, representa el 7,5% del PIB y se espera que valga más de 52.000 millones de libras esterlinas en 2026. En el caso de España, el IFMA hacía una evaluación en la que se ponía de manifiesto que el monto de la gestión de instalaciones en nuestro país superaba los 70.000 millones de euros. La cifra, además, continúa creciendo, con lo que se constata el próspero crecimiento del sector.

La mayoría de los sectores se han enfrentado a desafíos importantes en los últimos tres años y los proveedores de FM no han estado exentos. De hecho, el sector ha estado particularmente expuesto a los cambios sociales relacionados con la COVID, debido a los fuertes vínculos entre Facility Management y las industrias hotelera, inmobiliaria comercial y de personal. Esto ha afectado a los proveedores de servicios FM blandos y duros.

Como siempre, el margen, los ingresos, las ganancias y el efectivo son los KPI que importan. Los líderes deben controlar los costes, la dotación de personal y la gestión del tiempo de forma eficaz. Pero también se enfrentan a una nueva serie de desafíos que son específicos de la industria.

El impacto de la inflación

Las presiones inflacionarias se sienten en todas las industrias, pero el impacto en la FM es significativo.

La inflación eleva los precios de muchos de los bienes y servicios comúnmente utilizados en gestión de instalaciones: alimentos y bebidas, suministros y equipos de limpieza, equipos de mantenimiento, energía y, por supuesto, costes de personal.

Con un RPI (Retail Price Index) superior al 10% y algunos contratos de clientes con una provisión de indexación, el efecto en los márgenes puede ser considerable. También hay áreas donde el valor de los activos ha disminuido en términos reales, lo que impacta en el balance.

Algunas empresas de FM están impulsando el ahorro con la tecnología. Se está trabajando arduamente para mejorar la eficiencia de sus propias operaciones y la forma en que los clientes usan sus activos. Sus inversiones en capacidad de gemelo digital y sensores de construcción de IoT ha mejorado de manera demostrable la utilización de los activos, así como el bienestar de los usuarios del servicio. Esto ha ayudado a afrontar las presiones inflacionarias de costes para las organizaciones prestatarias de Facility Management.

Las exigencias de ESG

Se realizó una investigación recientemente en la que el 90% de los encuestados en adquisiciones y el 83% en finanzas dijeron que creían que las inversiones en sostenibilidad mejorarían los resultados comerciales en los próximos cinco años.

Los aspectos ESG (criterios ambientales, sociales y de gobernanza, de sus siglas en inglés) solían ser una especie de zona gris, pero en los últimos años las empresas de FM han empezado a tomarlos muy en serio. La mayoría cuenta ahora con marcos claros. Saben que necesitan ser más sostenibles y reducir el perfil energético de los activos.

Las empresas de gestión de instalaciones vuelven a recurrir a la tecnología en busca de ayuda, reduciendo su propio uso de energía y permitiendo a los clientes ser más ecológicos mediante el uso de paneles solares, turbinas eólicas y almacenamiento de energía.

La sostenibilidad ambiental está en el centro de todo lo que se hace ahora mismo. Las organizaciones están ayudando a los clientes a rediseñar su estrategia energética general. Muchas empresas creen que la FM puede marcar una diferencia significativa a la hora de abordar la crisis climática.

El cambio al trabajo híbrido

En general, el mercado inmobiliario se ha recuperado bien de la pandemia, pero el impulso se ha desacelerado debido a los desafíos creados por la transición al trabajo flexible y a domicilio.

Ciertamente hemos visto beneficios en el bienestar de los empleados y muchas personas con compromisos fuera del trabajo han podido ingresar al lugar de trabajo, lo cual es bueno. Pero el trabajo híbrido también plantea importantes desafíos a la hora de utilizar y planificar el espacio de oficina.

Todavía hay incertidumbre sobre cómo será la nueva normalidad y cómo cambiarán las tasas de ocupación a largo plazo con respecto a las tasas anteriores a la pandemia.

Se prevé que los precios de las propiedades comerciales caigan en 2023 y muchos inquilinos están considerando una reducción del espacio para oficinas. Esto seguramente afectará negativamente a la industria de gestión de instalaciones y hará que la competencia sea más dura para las empresas de FM.

Algunos ejecutivos creen, sin embargo, que la experiencia en el lugar de trabajo sigue desempeñando un papel muy importante en la cultura organizacional y en la capacidad de atraer y retener a los mejores talentos. Piensan que ahora es un buen momento para invertir en bienes raíces. Las organizaciones de Facility Management que invierten en hacer que el lugar de trabajo ‘gane el viaje’ verán sus recompensas.

Ellos entienden que los líderes empresariales deberían ser proactivos a la hora de definir la nueva normalidad y fijar el rumbo que quieren que sea. No se trata de obligar a las personas a regresar a la oficina, sino de tener conversaciones honestas con las partes interesadas para definir lo que se requiere para garantizar un crecimiento y desempeño continuos, sin comprometer el bienestar de los empleados y un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Se percibe un entusiasmo por precisar cómo debe ser el futuro del trabajo, además de conseguir que las organizaciones apuesten por la sostenibilidad, la equidad y la productividad.

La necesidad de retener al personal

Los salarios del personal se han mantenido relativamente estables durante algún tiempo, pero en los últimos 12 meses ha habido una reestructuración significativa. En abril de 2023, el salario mínimo aumentó un 8% y más de la mitad de los empleadores ahora tienen la intención de aumentar el salario del personal en al menos un 5%. Es probable que las cifras en este panorama tengan un efecto dramático en las empresas de bajo margen.

En algunas situaciones, es posible renegociar los términos con el cliente. Pero en un mercado competitivo esto puede no resultar sencillo ni bienvenido.

Lo que está claro es que mientras la fuerza laboral sea la parte más importante de una empresa, la retención del personal será vital. Para los expertos, los clientes de FM afrontan el reto dando un impulso al compromiso con los trabajadores a todos los niveles. La creación de una cultura de empoderamiento, donde la fuerza laboral se vea motivada y perciba una responsabilidad idónea, es vital para los negocios de gestión de instalaciones.

¿Qué sigue?

Como la mayoría de las industrias, la gestión de instalaciones está sujeta a presiones macroeconómicas, y en los próximos meses y años una de ellas será sin duda la inflación. Para gestionar el impacto, las empresas necesitarán encontrar nuevas formas de reducir costes. La buena noticia es que la tecnología tiene respuestas.

La agenda ESG seguirá dominando. Además de las preocupaciones medioambientales, cuestiones como la ED&I y el bienestar de los trabajadores seguirán siendo el centro de atención.

Los líderes de FM también deberán vigilar de cerca el futuro del trabajo híbrido y la cuestión de la retención del personal, que está ligada a él. Alguna versión del modelo híbrido llegó para quedarse, pero la ‘nueva normalidad’ aún no se ha definido.

Quedan desafíos por delante, pero en general las perspectivas son optimistas. La industria de gestión de instalaciones ha demostrado ser notablemente resistente. Regresó con fuerza después de la pandemia y sigue creciendo cada año.

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