Productividad y eficiencia

8 minutos 21 noviembre, 2023

Ser capaz de dedicar tiempo a tareas específicas, completarlas y terminar la jornada laboral con resultados de calidad puede ser una medida general de la productividad. Del mismo modo, si no cuentas con métodos establecidos para la organización, la gestión del tiempo, el seguimiento de tareas o la priorización, tu productividad y eficiencia se verán afectadas. Al hacer pequeños ajustes en el flujo de trabajo diario comenzarás a notar cambios positivos en tu productividad.

Descarga el “I Barómetro Adecco Outsourcing sobre productividad y eficiencia”

Descargar

Cómo aumentar la productividad y eficiencia en el trabajo

La gestión del tiempo y las habilidades organizativas se suelen correlacionar con la productividad laboral general, y cuando implementas estrategias que respaldan tu productividad aumentan las probabilidades de desarrollar y mejorar la producción de tu producto.

Estrategias de gestión de tiempo como el método Pomodoro, la regla de los dos minutos y el bloqueo del tiempo son solo algunas de las estrategias a seguir para mejorar la productividad y eficiencia en el trabajo. También puedes aplicar estrategias organizativas como priorizar tareas por orden de importancia y urgencia.

A continuación, te indicamos un listado de consejos para disparar tu productividad y eficiencia en el trabajo.

1. Concéntrate en una única tarea cada vez

Si bien la multitarea puede ser efectiva en multitud de ocasiones, concentrarse en una sola tarea a la vez te ayudará a ser más productivo. Cuando nos concentramos en más de una tarea a la vez, tendemos a emplear bastante tiempo en la transición entre un trabajo y otro. Esto desencadena en la posibilidad de dejar tareas incompletas o realizadas con peor calidad que si nos centramos en una sola.

Al enfocarte en una sola tarea tendrás un único objetivo que conseguir, lo que te motivará a finalizarla antes de ponerte con otra cosa. Si optas por la multitarea y sueles iniciar más trabajo del que puedes terminar, lo más recomendable es que priorices de forma que la jornada laboral finalice con las tareas más livianas y de menor importancia.

2. Descansa de manera regular

Tanto si tienes mucho trabajo por delante como si te espera un día relajado, es altamente recomendable tomarse unos minutos de descanso cada cierto tiempo. En caso de no hacerlo, la fatiga disminuirá tu energía y la motivación para seguir adelante. Breves descansos tras horas activas de trabajo te ayudarán a mantener la mente despejada y prepararte para seguir adelante.

3. Concéntrate primero en las tareas importantes

Centrarte primero en las tareas más grandes y que consumen más tiempo te ayudarán a mantener más enfocado. Planifica tu lista de funciones antes de comenzar cada jornada laboral para mejorar tu productividad y eficiencia.

4. Márcate objetivos pequeños

En lugar de abordar objetivos grandes que requieran múltiples salidas y más tiempo para lograrlos, planifícate metas más pequeñas a lo largo del día. Cosas como completar papeleo, responder mails o recopilar los recursos que necesitará el equipo para completar un proyecto futuro son ejemplos de metas pequeñas que puedes alcanzar a lo largo de una sola jornada laboral. De manera similar, puedes emplear estos objetivos como hitos para mejor tu progreso hacia una meta mayor.

5. Regla de los dos minutos

La regla de los dos minutos implica completar tareas que duran ese tiempo o menos, así como tomarse un par de minutos para comenzar tareas pequeñas que hayas postergado. Por ejemplo, puedes usar esta regla para responder correos rápidos, escribir tus próximos objetivos o imprimir el esquema a seguir de tu próximo proyecto.

Estas tareas pequeñas siguen siendo una parte importante de tu productividad y eficiencia general, por lo que centrarte en la regla de los dos minutos entre breves descansos de los objetivos más grandes te ayudará bastante.

6. Reuniones productivas

Si a lo largo del día tienes varias reuniones programadas, intenta que sean productivas y que contribuyan al progreso general de tu trabajo. Apuesta por reuniones periódicas en las que tanto tú como tus colegas defendáis vuestro trabajo. Esto te ayudará a mantener tu estado de alerta y enfocar la reunión a discutir temas importantes.

También es recomendable marcar tiempos definidos para llevar a cabo las reuniones. Además, siempre que sea posible, intenta asistir a estas reuniones por teléfono o videollamada para que te quiten el menos tiempo posible.

7. Delega tareas

Delega con los miembros del equipo para aumentar tu productividad y eficiencia. Así, podrás centrarte en objetivos exclusivos a tu rol sintiéndote seguro de que el resto del equipo puede llevar a cabo lo que le has encomendado.

8. Estrategia Pomodoro para mejorar la productividad y eficiencia laboral

La productividad y eficiencia en el trabajo dependerá en gran medida de la gestión del tiempo que lleves a cabo. La estrategia Pomodoro te ayuda a administrar este tiempo de manera más efectiva. Similar a la programación de descansos, el método Pomodoro aplica el uso del cronómetro, donde te dedicas a una tarea durante 20 o 30 minutos y después descansas otros cinco.

Esta estrategia es efectiva porque brinda más tiempo para realizar un trabajo realmente concentrado e ininterrumpido, brindando después unos minutos de descanso antes de volver a él.

9. Limita las interrupciones

Si bien es recomendable disfrutar de las relaciones con los compañeros, perder la noción del tiempo debido a conversaciones, reuniones informales y rápidas o discusiones sobre temas banales obstaculizan tu flujo de trabajo y disminuye la productividad en general. Por ello, es recomendable emplear estrategias para limitar el tiempo dedicado a posibles interrupciones.

Podrías optar por cerrar la puerta del despacho por unas horas o, si trabajas en un entorno abierto, podrías ponerte auriculares que cancelen ruido para limitar escuchar conversaciones e interacciones en la oficina. Además, los auriculares son una forma educada y silenciosa de indicar a tus compañeros que necesitas concentrarte en tus tareas.

Aprende y desarrolla estas habilidades para mejorar la productividad y eficiencia en el trabajo. Te sentirás mucho más satisfecho al saber que has cumplido con los objetivos de la jornada laboral.