Mejores prácticas para gestionar empleados remotos

14 minutos 18 abril, 2024

Desde que la pandemia cambió el mundo laboral tal como lo conocíamos, el trabajo híbrido y los empleados remotos se ha convertido en la norma para una gran parte de los trabajadores europeos y estadounidenses.

Una encuesta a 4.100 empleados de tiempo completo en EE. UU., Reino Unido, Irlanda y Canadá en el informe “La evolución del trabajo”, descubre que más del 50 % de la fuerza laboral es híbrida o completamente remota (40 % híbrida y 11 % totalmente remota).

Si bien estos acuerdos aportan numerosos beneficios tanto a los empleados como a las empresas para las que trabajan, gestionar empleados remotos en estos nuevos entornos también puede plantear una nueva serie de desafíos. Es importante que los líderes recuerden que son tan responsables de sus empleados cuando trabajan de forma remota como lo serían si vinieran a trabajar en persona.

¿Cuáles son los desafíos de gestionar empleados remotos?

Aprender a gestionar empleados en un entorno remoto completamente nuevo plantea nuestros propios desafíos, pero puede simplificarse mucho tomando algunas medidas.

Comunicando efectivamente

Puede resultar difícil comunicarse bien cuando nuestro equipo trabaja desde varios lugares, en diferentes zonas horarias o incluso en distintos países. Si bien, para empezar, estar en diferentes lugares puede parecer un desafío bastante grande, trabajar de forma asincrónica agrega otra capa de dificultad.

Para que el entorno de trabajo remoto se sienta un poco más cohesivo, nos debemos asegurar de difundir la misma información a nuestros empleados remotos e híbridos, de no programar videollamadas en momentos inconvenientes y de responder cualquier pregunta que puedan tener lo más rápido posible.

También es importante respetar las preferencias de comunicación de nuestro equipo, ya sea por correo electrónico, Slack, Zoom, llamadas telefónicas, mensajes de texto o cualquier otro método.

Evitar el agotamiento

Cuando los empleados trabajan desde sus casas, es importante recordar que también viven en el trabajo. Algunos empleados remotos pueden encontrar liberadora esta falta de separación en sus entornos, mientras que otros pueden encontrarla increíblemente aislante y abrumadora.

Además, puede resultar tentador aumentar la carga de trabajo de los empleados remotos, ya que se supone que “simplemente están sentados en casa”. Sin embargo, esta es una forma de pensar peligrosa e injusta que puede abrumar a los empleados y agotarlos rápidamente, lo que lleva a una menor productividad y mayores tasas de rotación en nuestra organización.

Gestionar los recursos de forma eficaz

Puede resultar difícil saber qué fondos, activos, herramientas, etc. se utilizan y con qué propósito cuando todos los empleados trabajan desde diferentes ubicaciones. Para combatir este problema, tenemos que asegurarnos de que los empleados documenten los gastos con diligencia y solicitar informes sobre nuevas herramientas, equipos o materiales para ayudar a evaluar cómo se utilizan los activos de la empresa. Esto permitirá ver qué funciona, así como a identificar áreas de mejora.

¿Cómo gestiona a los empleados que trabajan de forma remota?

Estos consejos para gestionar un equipo remoto ayudarán a nuestro equipo a mantenerse concentrado y producir el mejor trabajo.

Generar confianza en un entorno virtual

La confianza es vital para la cohesión del equipo, las relaciones entre gerentes y empleados y, en última instancia, la productividad. La confianza se puede generar apoyando y defendiendo constantemente a nuestros empleados remotos. Abordando sus inquietudes de manera oportuna, manejando los conflictos a medida que surgen y mostrando preocupación por ellos como seres holísticos, no simplemente como trabajadores.

Los estilos de gestión que priorizan la empatía y el liderazgo centrado en las personas suelen ser los más eficaces. Cuando se toma el tiempo para brindar apoyo emocional a los empleados, les demostramos que para nosotros valen más que simplemente lo que pueden producir, lo que ayuda a profundizar su sentido de seguridad psicológica.

Definir roles claros para cada miembro del equipo

Lo último que deseamos cuando nuestro equipo está en remoto es que los empleados no tengan claras sus responsabilidades o completen accidentalmente trabajos duplicados. Esto no sólo es increíblemente frustrante, sino que también es una enorme pérdida de tiempo y recursos para todos los involucrados.

Al definir roles claros, podemos ayudar a eliminar la confusión, mantener a nuestros empleados remotos encaminados y evitar posibles luchas de poder o despidos en el futuro.

Crear estructuras y flujos de trabajo sólidos

Debido a que trabajar desde tantas ubicaciones diferentes puede causar problemas de comunicación en ocasiones, es extremadamente importante tener flujos de trabajo claros y documentados para que todos puedan consultarlos. Esto ayudará a nuestros empleados a trabajar desde casa de forma más eficaz y productiva, con mucha menos confusión y pérdida de tiempo. El hecho de que no estén trabajando cara a cara no significa que el equipo no pueda prosperar juntos.

Facilitar los controles periódicos

Es extremadamente importante que los administradores remotos se comuniquen con sus trabajadores remotos y se aseguren de que sepan lo que está sucediendo en sus vidas, tanto a nivel personal como profesional. Reservar tiempo para reuniones individuales semanales muestra estamos involucrados en el éxito de cada empleado, incluso a distancia.

El registro puede ayudarnos a estar al tanto de dónde hay obstáculos en los flujos de trabajo, problemas interpersonales con los miembros del equipo o incluso cosas en la vida hogareña de un empleado que pueden estar afectando su desempeño. Esto no sólo fortalecerá las relaciones individuales con nuestros trabajadores, sino que también nos ayudará a gestionar todo el equipo en su conjunto.

Ser flexible

La mayor ventaja del trabajo remoto es la flexibilidad que brinda a los empleados. Cada uno de ellos tiene un conjunto único de responsabilidades como individuo en el mundo, y esas obligaciones personales pueden afectarlos de diferentes maneras. Permitir flexibilidad en las horas de trabajo, horarios, etc. puede ayudar a los trabajadores a crear y mantener un profundo sentido de equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Esto no solo ayudará a mejorar sus niveles de estrés en general, sino que también les ayudará a estar más presentes y comprometidos durante las horas de trabajo. Esto se debe a que saben que tienen el tiempo y la libertad necesarios para manejar todas las cosas que realmente importan en sus vidas.

Reconocer y celebrar el éxito

Es especialmente importante en un entorno remoto, donde los trabajadores a veces pueden sentirse aislados, garantizar que todos estén conscientes de las increíbles contribuciones de los demás.

Compartir estos “triunfos” durante las reuniones de equipo, mencionarlos en boletines informativos por correo electrónico o incluso en canales de mensajería como Slack pueden ser excelentes maneras de brindarles a nuestros empleados un reconocimiento muy merecido. Un poco de gratitud puede ser de gran ayuda para mantener motivados a los empleados remotos.

Respetar las diferencias horarias

A nadie le gusta trabajar fuera de su horario previsto. Esto también puede resultar extremadamente inconveniente para los empleados que viven en diferentes partes del mundo y pueden estar trabajando mientras los miembros del equipo duermen profundamente. Los trabajadores pueden sentirse presionados a estar “de guardia” las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo cual es estresante y poco realista.

Para combatir este problema, intentemos programar reuniones de equipo en los horarios que mejor funcionen para todos los involucrados, o hagamos que los miembros del equipo “se turnen” para registrarse temprano o quedarse hasta tarde. Además, hay que asegurarse de que los empleados sepan que cualquier correo electrónico o mensaje de Slack que reciban fuera de su horario laboral no necesita ser respondido de inmediato.

Esto ayuda a mantener la equidad y garantiza que ningún miembro del equipo soporte por sí solo la carga del trabajo asincrónico.

Monitorear las cargas de trabajo de los empleados

Es importante garantizar que el trabajo se divida equitativamente en todo el equipo y que los plazos y los alcances del proyecto sean realistas y alcanzables. Una gran parte de la gestión exitosa de empleados remotos es garantizar que no se sientan abrumados o no puedan completar las tareas que se les asignan de manera oportuna.

Las herramientas de gestión de proyectos como Asana pueden resultar extremadamente útiles para gestionar un lugar de trabajo totalmente remoto. Con estas herramientas, se puede “echar un vistazo” para ver el estado de los proyectos, las direcciones y las preguntas o inquietudes, y asegurarse de que los trabajadores se sientan apoyados y los proyectos sigan su rumbo.

Adoptar la tecnología

El software de mensajería, las herramientas de colaboración y otras formas de tecnología pueden resultar extremadamente útiles a la hora de gestionar una fuerza laboral remota. Estas sencillas herramientas pueden ayudar a los empleados a generar ideas, comunicarse de forma más eficaz y gestionar sus proyectos individuales y compartidos de una manera más ágil.

El trabajo remoto llegó para quedarse, por lo que es imperativo que los líderes adopten todos los demás avances que lo acompañan.

Ofrecer reclutamiento remoto

A los empleados que no están obligados a estar en la oficina para trabajar no se les debería exigir que asistan a entrevistas. Ofrecer incorporación remota a través de herramientas como Zoom o tecnología similar demuestra que nuestro equipo está completamente preparado para respaldar una fuerza laboral remota durante todo el ciclo de vida de los trabajadores.

Educar a los empleados sobre los valores de la empresa

El hecho de que una fuerza laboral sea remota no significa que una empresa no pueda tener valores sólidos y una cultura sólida. Crear recursos que expliquen estos valores, además de elogiar a los empleados por ejemplificarlos, puede ayudar a todo el equipo a mantenerse al tanto de lo que es más importante para la empresa. Esto, a su vez, ayudará a crear objetivos más unificados y guiará la comunicación y el comportamiento.

Conclusión

Si bien puede haber una curva de aprendizaje al pasar de gestionar empleados en la oficina a gestionar equipos híbridos o una fuerza laboral totalmente remota, está demostrado que estos estilos de trabajo son mejores para todos los involucrados a largo plazo. Al aprender a comunicarse con mayor claridad, respetar los límites de los empleados y apoyar el equilibrio entre la vida personal y laboral, nosotros brindamos a nuestro equipo herramientas para ayudarlo a prosperar a los empleados remotos o en cualquier entorno, virtual o de otro tipo.

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