Comunicar los cambios a una fuerza laboral agotada

10 minutos 3 marzo, 2022

La gestión de los cambios es una demanda central de liderazgo y cada vez más vital. Ya sea que los líderes estén reparando el daño que infligió la pandemia o posicionándose para nuevas oportunidades, muchos están implementando nuevas estrategias, estilos de trabajo, productos; algunos incluso están reescribiendo sus misiones.

El éxito de su cambio depende de la capacidad de adaptación de sus empleados. Las personas agotadas y ansiosas tienen una capacidad limitada para absorber información sobre los cambios, y mucho menos para adaptarse o impulsarlos con sus equipos. Y en este momento, encontramos empleados que experimentan niveles alarmantemente altos de estrés, preocupación y agotamiento junto con una tasa de abandono récord.

De hecho, la Encuesta de Comunicación sobre la Experiencia Laboral de 2021 de Gallup encontró que aproximadamente siete de cada 10 empleados se sienten agotados en el trabajo al menos algunas veces. La mitad de los empleados indica que sus vidas se han visto afectadas o interrumpidas “bastante” o “mucho” por la situación del coronavirus, y un tercio dice que ha tenido que aprender nuevas habilidades como resultado de la respuesta de su lugar de trabajo al COVID-19. interrupciones relacionadas, según estudios separados de Gallup Panel de 2021 y 2022, respectivamente.

La comunicación de los cambios por los líderes tiene un efecto profundo en los empleados

Comunicar los cambios en porciones fáciles de entender ayuda a los empleados a procesar la información, aumenta su capacidad para actualizar el cambio y mejora su estado de ánimo general.

La Encuesta de comunicación sobre la experiencia laboral de Gallup encontró que los empleados que están totalmente de acuerdo con que sus líderes los ayuden a ver cómo los cambios realizados hoy afectarán a su organización en el futuro tienen muchas más probabilidades de estar también de acuerdo en que su empresa tiene la velocidad y la agilidad para satisfacer los cambios de los clientes y del mercado. y que saben lo que se espera de ellos.

También es mucho más probable que se comprometan y prosperen, y es mucho menos probable que se sientan agotados, estresados o que tengan demasiado trabajo por hacer.

Además, el mismo estudio encontró que cuando los empleados están totalmente de acuerdo en que su supervisor apoya activamente los cambios que afectan a su grupo de trabajo, sus resultados siguen el mismo patrón.

En esta situación, el enfoque repetitivo y multicanal tradicional de la gestión del cambio para la comunicación puede no ser efectivo. Muchos líderes descubren que obtienen más tracción utilizando un método de gestión de cambios que cura la comunicación en “fragmentos” tácticos cortos.

Información suficiente: fragmentar cada mensaje para que los empleados puedan absorberlo

Para fragmentar la información, los líderes comienzan compartiendo el panorama general para presentar el concepto del cambio y luego lo siguen rápidamente con un enfoque a corto plazo en el hito más cercano. Eso dirige la atención de los empleados hacia donde debe estar: en su propio desempeño a corto plazo y expectativas de comportamiento, y sobre dónde obtener ayuda durante la transición.

A veces llamado microaprendizaje, la “fragmentación” es un concepto introducido por el psicólogo cognitivo George A. Miller (y a menudo utilizado por expertos en UX y diseñadores de instrucción) para resolver un problema de comunicación: cuantas más variables hay en un mensaje, menos exactamente recuerda la audiencia lo que oyó.

La fragmentación también resuelve problemas de memoria al dividir un conjunto de información en partes y luego reagrupar las partes en un todo significativo. Este formato hace que el material sea más fácil de recordar y, por lo tanto, más fácil de aplicar. Eso es importante para las iniciativas de gestión de cambios con múltiples variables, como un gran cambio en el lugar de trabajo o una nueva estrategia empresarial global.

La información fragmentada ayuda a los empleados a concentrarse en los próximos obstáculos, responsabilidades y prioridades en un entorno cambiante. Saber dónde enfocar su energía reconforta a las personas, lo que puede tener un impacto extremadamente positivo en la iniciativa de gestión del cambio de sus líderes, y también en los empleados.

Hacer conexiones entre fragmentos de información

La información fragmentada crea una base de comunicación sobre la que los líderes pueden construir. La estructura no debe cambiar, aunque la nueva información debe relacionarse con la última comunicación:

Cambio organizacional: nuevo cambio y su relación con el anterior
Expectativa del individuo: nueva expectativa en relación con la anterior
Objetivo del individuo: nuevo objetivo en relación con el anterior
Acción del individuo: nueva acción en relación con la anterior

Al comunicarse de esta manera, los líderes pueden controlar la información a un ritmo que los empleados pueden absorber mientras se basan en la información que los empleados ya han recibido.

El método de fragmentación hace que la información sea memorable y procesable, pero también hace que los empleados tengan más confianza en que pueden lograr lo que su líder les pide. Esta sensación de logro puede tener un efecto halo sobre los cambios mismos: los empleados confiados aprenden que pueden manejar este cambio y luego creen que también pueden manejar el siguiente.

La fragmentación ayuda a los gerentes a operacionalizar los cambios

No hace falta decir que los gerentes deben ser capaces de responder con precisión e individualmente. Los gerentes operacionalizan las iniciativas de cambio a nivel de equipo. Pero la experiencia del gerente, según muestra la investigación de Gallup, a menudo incluye múltiples prioridades en conflicto, expectativas poco claras e interrupciones incesantes . Y esa oscuridad se filtra: entre los empleados que no están muy de acuerdo con que su empleador comunique un plan de acción claro con respecto a los cambios que afectan su trabajo, el 38 % tampoco está muy de acuerdo con saber qué se espera de ellos en el trabajo, según Gallup. (Encuesta de Comunicación de la Experiencia Laboral).

La información fragmentada sobre los cambios puede interrumpir esos patrones inútiles. Los gerentes pueden implementar cambios en el flujo de trabajo en pequeños incrementos que los trabajadores pueden absorber fácilmente. Para los gerentes con tiempo y ancho de banda limitados, eso es un alivio. Y debido a que los líderes comunicarán fragmentos de información secuencialmente, necesariamente se comunicarán con más frecuencia. Probablemente también tendrán una audiencia ávida, ya que la organización estará esperando que los líderes compartan el siguiente elemento de acción importante en el que enfocarse. Solo el 17 % de los empleados de la misma encuesta están muy de acuerdo en que “hay una comunicación abierta en todos los niveles de la organización”. Esta audiencia puede estar distraída: las personas tienen mucho que enfrentar en tiempos de cambio, lo que crea competencia por su atención.

Gestión del cambio con más velocidad, menos fricción y mejores resultados

El cambio ocurre con más velocidad, menos fricción y mejores resultados cuando los empleados se adaptan con resiliencia. Muchos no pueden en este momento: desde que comenzó la pandemia, el estrés y la preocupación diarios de los trabajadores han alcanzado los niveles más altos jamás registrados. Los líderes deben ser sensibles a esto.

Sin embargo, la única forma en que una empresa puede mejorar es a través de los cambios. Los empleados tienen que absorber nuevos estilos de trabajo, estrategias y procesos para superar estos tiempos difíciles y pasar a otros mejores.

La información fragmentada ayuda porque dirige la energía a las tareas correctas, las tareas que mueven a las organizaciones hacia un futuro mejor. Lograr ese futuro es, por supuesto, la razón por la cual la gestión del cambio es una demanda central de liderazgo. Un enfoque sensible, lógico y secuencial para comunicar los cambios puede ser justo lo que los líderes necesitan para tener éxito.

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