Organizar una buena planificación de horarios de los empleados

11 abril, 2019

La libertad de apertura existente en el sector retail y de distribución que tienen algunas comunidades autónomas, como la de Madrid, supone, sin duda, una gran ventaja para los clientes, porque pueden realizar sus compras en el horario que mejor se ajuste a sus necesidades. Sin embargo, para las empresas que ofrecen estos servicios puede derivarse en un problema añadido si no se realiza correctamente la planificación de horarios de los empleados. De hecho, esto puede generar ineficiencias y costes ocultos que no deben pasarse por alto si se desea cuidar los márgenes y los beneficios económicos.

El problema parte, en muchos casos, de una mala organización. Y es que, se sigue confiando en sistemas y procesos obsoletos para la gestión de los horarios de los trabajadores, e incluso a quien todavía los genera de forma manual. Así, por ejemplo, lo pone de manifiesto un estudio llevado a cabo al respecto el año pasado por la compañía WorkJam, según el cual el 57% de las empresas del sector minorista todavía realizan manualmente la planificación semanal de los empleados por hora, y el 56% de los trabajadores recibe sus horarios con una semana o menos de antelación.

Con estos datos sobre la mesa, no resulta complicado imaginar las dificultades de los empleados para cuadrar sus obligaciones personales con sus compromisos laborales, sin apenas flexibilidad y tiempo para organizarse. Ahora bien, los malos hábitos en la programación de los horarios también afectan a las organizaciones, en tanto en cuanto tienen una implicación directa en la rentabilidad de la empresa, generando más gastos imprevistos y situaciones de cambios de turno de última hora.

Organizar estas tareas es una función que compete al área de recursos humanos, y como tal, debe esforzarse por llevarla a cago de la forma más eficiente posible, teniendo en cuenta varios aspectos. En primer lugar, es importante mantener un buen servicio al cliente para aprovechar las máximas oportunidades de venta, y esto enlazarlo con un control adecuado de los costes laborales, el cumplimiento de toda la normativa al respecto y el aumento de la satisfacción del empleado, sin que por ello se vea afectada la cuenta de resultados de la empresa.

Afortunadamente, para gestionar eficazmente este apartado, hay en el mercado un gran número de soluciones que ayudan a realizar la planificación de los turnos. Sin embargo, antes de decantarse por una u otra, conviene tener en cuenta una serie de requisitos. En primer lugar, y en cuanto a la integración de funciones, ha de contar con prestaciones avanzadas que hagan sencilla la programación para múltiples puestos, con información de los empleados y capacidades de respaldo y restauración de la información.

Asimismo, otra característica importante es la configuración guiada de horarios, un sistema de ayuda que facilita la identificación de puestos, empleados y turnos. Además, debe permitir imprimir, exportar y publicar horarios online, una función clave para coordinar los procesos de programación de turnos y hacerlos accesibles a los empleados. Aunque, eso sí, hay algunas herramientas que permiten enviar por correo electrónico los nuevos horarios a los empleados y enviar recordatorios por mensajes de texto cuando se avecina un cambio de turno.

Por otro lado, es importante que este tipo de software proporcione capacidades de generación de reportes de uno u otro modo. Esto se traduce en poder registrar la asistencia de los empleados, las peticiones de tiempo libre, las horas de los trabajadores y los horarios semanales. En este sentido, es importante contar con una plataforma que, además de programar fácilmente estos horarios, también ayude a identificar problemas potenciales de personal, reducir la rotación de la plantilla y mejorar la comunicación. Y por encima de todo, ha de tratarse de una utilidad que destaque por su simplicidad, y que realmente ahorre tiempo y esfuerzos en la realización de esta tarea. Por ejemplo, algunos de estos programas disponibles en el mercado son Time Forge Scheduling, Humanity Schedule o Snap Schedule.

En definitiva, cualquier empresa del sector que tenga que trabajar con turnos y no gestione eficientemente su planificación tendrá dificultades para atraer empleados de calidad y proporcionar una mayor satisfacción a sus clientes. Por eso, a menos que las organizaciones tomen medidas al respecto para una correcta programación, la brecha entre lo que la compañía precisa y lo que su personal proporciona se ampliará.

José Antonio Fernández Freire, director sectorial de Adecco Retail-Distribución

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